Platformę e-Granty rozwijamy w dialogu z przyszłymi użytkownikami oraz osobami na co dzień zaangażowanymi w obsługę procesów finansowania nauki. W ostatnich miesiącach odbyliśmy serię spotkań z przedstawicielami instytucji, uczelni i środowiska akademickiego, a także z przyszłymi użytkownikami platformy. Rozmowy i konsultacje pozwalały nam przyjrzeć się projektowanym rozwiązaniom z różnych perspektyw – od składania i obsługi wniosków, przez role i uprawnienia, po integrację z innymi systemami.
W maju przedstawiliśmy założenia platformy dyrektorom biur Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej oraz uczestnikom konferencji „Projekt Nauka: Strategie współpracy i zarządzania w niestabilnym otoczeniu”, której gospodarzem był Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu. Rozmowy pokazały, które elementy koncepcji wymagają szczególnej uwagi. Wśród najczęściej omawianych kwestii znalazły się m.in. zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz wdrażanie rozwiązań automatyzujących codzienne zadania pracowników uczelni.
Kolejnym krokiem były badania użyteczności z udziałem przedstawicieli trzech grup przyszłych użytkowników: wnioskodawców, pracowników instytucji i ekspertów. Sprawdzaliśmy, czy projektowane procesy i interfejsy są czytelne, intuicyjne i odpowiadają na rzeczywiste potrzeby przyszłych użytkowników.
Istotnym obszarem konsultacji były również kwestie prawne związane z funkcjonowaniem platformy. Wspólnie z partnerami projektu – Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Narodowym Centrum Badań i Rozwoju – analizowaliśmy, jak projektowane procesy i e-usługi powinny uwzględniać obowiązujące i planowane regulacje. W czerwcu, podczas kolejnego spotkania z przedstawicielami Forum Administracji Akademickiej, omówiliśmy zasady zarządzania kontami instytucjonalnymi oraz procedury nadawania i weryfikacji uprawnień użytkowników, odnosząc się m.in. do rozwiązań stosowanych w europejskiej platformie Funding & Tenders Portal.
Każde z tych spotkań było okazją nie tylko do prezentacji założeń, ale przede wszystkim do ich weryfikacji. Pytania, uwagi i doświadczenia interesariuszy pomagają nam rozwijać koncepcję e-Grantów oraz podejmować decyzje dotyczące rozwiązań, które będą użyteczne, zgodne z prawem i dopasowane do potrzeb środowiska naukowego. Prace nad systemem trwają, a kolejne rozwiązania będziemy dalej rozwijać w dialogu z przyszłymi użytkownikami.